Avec l’engouement général pour la facturation électronique, la dématérialisation fait de plus en plus parler d’elle. Les chefs d’entreprise sont effectivement entièrement conscients des avantages tirés du « zéro papier ». Seulement, apporter les changements nécessaires pour se servir de documents dématérialisés n’est pas une mince affaire. Voici donc quelques informations essentielles à savoir à ce sujet.

Comment expliquer le succès de la dématérialisation ?

Les entrepreneurs sont maintenant pleinement conscients des opportunités offertes par les nouvelles technologies. Néanmoins, la dématérialisation a particulièrement retenu l’attention des chefs d’entreprise au lendemain de l’entrée en vigueur de la loi Macron. L’article 220 de ce texte oblige les enseignes à accepter les factures électroniques. Le « zéro papier » facilite particulièrement la facturation. Effectivement, il ne sera pas nécessaire d’imprimer le document et de l’expédier au client concerné. Les responsables devront simplement user d’un logiciel pour éditer la facture et ensuite l’envoyer. De cette façon, on gagne énormément de temps. Ce qui permettra à la structure de recevoir un paiement dans les meilleurs délais. De quoi réduire les risques de problèmes de trésorerie.

Néanmoins, cette démarche contribuera aussi à compresser les dépenses de la société. Avant toute chose, on n’aura pas à s’approvisionner en papier. Ces économies peuvent également se porter sur les charges salariales. Se servir de documents dématérialisés donne les moyens d’automatiser certaines tâches. Par conséquent, le dirigeant peut éventuellement se passer d’un salarié supplémentaire. D’ailleurs, la plupart des chefs d’entreprise se tournent généralement vers la dématérialisation pour augmenter la productivité du personnel. Cette solution contribue à optimiser le temps de travail et à limiter les heures supplémentaires.

Enfin, le « zéro papier » est un passage obligé pour exploiter pleinement son système d’information. Cette alternative va faciliter l’accès aux documents stockés et simplifier par la même occasion le partage des données et les tâches collaboratives.

La dématérialisation des fiches de paie : une idée à envisager

Cette démarche ouvre de nombreuses possibilités aux entrepreneurs. Néanmoins, bon nombre d’entreprises s’accordent à dire qu’il s’agit d’une solution intéressante pour optimiser la gestion des fiches de paie. Les responsables RH ainsi que les dirigeants redoutent particulièrement la préparation de la paie. Cette tâche demande énormément de temps ainsi qu’un maximum d’attention. On se penchera sur la situation de chaque salarié. De plus, il faudra également procéder à plusieurs vérifications avant d’imprimer un à un ces fiches.

Fournir un bulletin de paie dématérialisé à chaque employé évitera ce long processus à tout un chacun. Comme évoqué précédemment, il sera possible d’automatiser certaines étapes. Il suffira par exemple d’avoir la liste des adresses électroniques de ses salariés pour envoyer ces documents en un seul clic.

Ceci dit, cette méthode oblige toujours les employeurs à honorer leurs obligations légales. Chaque fiche de paie comprendra plusieurs mentions obligatoires. Pour respecter les normes en matière de dématérialisation, il faudra solliciter un prestataire qualifié. Celui-ci proposera une solution compatible avec l’infrastructure de l’entreprise. En outre, il apposera une signature électronique à chacune de ces pièces pour que les autorités compétentes puissent identifier l’émetteur.

LAISSER UN COMMENTAIRE

S'il vous plaît entrez votre commentaire!
S'il vous plaît entrez votre nom ici