Passez-vous plus de temps à chercher des documents, des fournitures, des e-mails ou votre chargeur de téléphone portable qu’à travailler ? Si c’est le cas, vous perdez une productivité précieuse. Mais la bonne nouvelle, c’est que la remise sur les rails ne nécessite qu’un peu de planification, d’engagement et de cohérence.

Ces 5 astuces pour être plus organisé au bureau peuvent vous aider à transformer votre espace de travail de stressant à serein, et à stimuler votre productivité en facilitant la recherche de fichiers, de documents et de fournitures, ainsi que le suivi des projets en cours et des délais.

1. Purgez votre espace de travail

Avouons-le. Si vous lisez ceci, vous avez probablement du mal à contrôler le chaos qui est votre espace de travail. Où commencer ?

La première étape consiste à vous débarrasser des éléments inutiles qui occupent votre précieux espace de bureau. Parcourez ces piles de papiers et éliminez les doublons. Nettoyez les tiroirs et les classeurs de votre bureau et jetez (ou recyclez) tout ce que vous n’avez pas utilisé depuis six mois.

Lorsque vous ne disposez que des éléments nécessaires et que vous avez supprimé l’encombrement excessif, vous pouvez organiser plus facilement ce qui reste.

2. Réorganisez votre bureau

Ensuite, évaluez la disposition des meubles dans votre espace nouvellement purgé en fonction de votre façon de travailler. Si vous devez vous lever chaque fois que vous devez jeter quelque chose ou remplacer un fichier, votre bureau et votre sol peuvent facilement devenir votre poubelle. Disposez les meubles, les dossiers et les poubelles de manière à ce qu’ils soient faciles et rapides d’accès.

Conservez uniquement les fournitures et les gadgets dont vous avez besoin quotidiennement sur votre bureau et gardez-les à portée de main. Dans le monde numérique d’aujourd’hui, vous n’avez probablement pas besoin de garder une tasse débordante de stylos et de crayons ou de bouteilles de papier blanc, mais votre ordinateur, votre téléphone, quelques stylos, un bloc-notes et une agrafeuse devraient être à portée de main.

3. Développer un système de classement

Il n’y a pas de bon ou de mauvais quand il s’agit de développer un système de classement, à condition qu’il corresponde à votre façon de travailler et puisse être facilement entretenu. Selon vos préférences personnelles, vous pouvez classer par ordre alphabétique, par projet, par client ou par une autre méthode qui fonctionne pour vous.

Une liste principale (index) des noms de fichiers peut aider à éviter la création de doublons lorsque vous ajoutez de nouveaux fichiers et à maintenir l’organisation des nouveaux fichiers, clients et projets. Et c’est un excellent outil que les autres peuvent utiliser en votre absence.

Conservez les documents les plus récents au début du dossier pour un accès rapide et assurez-vous de vérifier la politique de conservation des documents de votre entreprise pour vous assurer que vous ne jetez pas les documents vitaux. Archivez les anciens documents dans des boîtes bancaires ou investissez dans un scanner numérique pour stocker les documents électroniquement.

4. Gestion du temps

Que vous utilisiez encore un ordinateur portable et un stylet, un logiciel PC ou une application sur votre smartphone, le fait de tenir une liste de tâches en cours d’exécution peut vous assurer que vous êtes dans les délais et que les rendez-vous et les délais ne tombent pas entre les mailles du filet. Si vous utilisez un smartphone ou un outil électronique, assurez-vous qu’il se synchronise.

Le fractionnement de grands projets en petites étapes et la planification du temps de travail quotidien pour chacune d’entre elles peuvent réduire la durée des grandes missions. La gestion du temps est la base de l’organisation du travail.

5. Communiquez selon un calendrier

Planifiez du temps sur votre liste de tâches chaque jour pour traiter les e-mails et retourner les appels téléphoniques. Vous pouvez le faire une fois le matin et une fois dans l’après-midi pour une plus grande efficacité.

Rédigez un ordre du jour pour chaque appel téléphonique afin de ne pas oublier des points importants et, si vous devez laisser un message, indiquez exactement la réponse dont vous avez besoin afin que d’autres personnes puissent vous obtenir exactement l’information ou l’action dont vous avez besoin pour accomplir votre tâche.

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