Le processus achat en entreprise représente un axe d’amélioration primordial. Bien gérer et même optimiser ses processus d’approvisionnement mènent en effet à de meilleures performances globales. Voici nos conseils pour mettre en place des processus achats efficaces et les améliorer en favorisant la pensée collective.

Les 10 étapes indispensables d’un processus achat solide

On appelle processus achat en entreprise l’ensemble des opérations aboutissant à l’achat d’un produit ou d’un service. Pour être efficace et permettre à l’entreprise de maîtriser sa stratégie achat, ce processus se décline en plusieurs étapes indispensables :

  1. La rédaction du cahier des charges : il s’agit de recueillir les besoins précis du demandeur interne (caractéristiques du produit/service, conditions d’utilisation, budget, critère d’urgence…).
  2. La sélection des fournisseurs : l’acheteur recherche les meilleurs prestataires en fonction du besoin.
  3. L’appel d’offre : les fournisseurs sélectionnés sont mis en concurrence via l’envoi de propositions commerciales.
  4. L’analyse et la pré-sélection des propositions commerciales.
  5. La sélection de la meilleure offre fournisseur.
  6. La négociation : elle permet de favoriser les opportunités de réduction des coûts et des délais notamment, et plus largement d’obtenir les meilleures conditions de partenariat.
  7. La validation de l’offre négociée.
  8. La signature du contrat : ce qui permet de fixer les bases de la relation commerciale et de favoriser la confiance mutuelle.
  9. Le paiement : il concrétise l’achat mais ne signe pas la fin du processus.
  10. Le suivi de livraison et des conditions : l’entreprise se doit de rester vigilante pour veiller au respect des conditions définies dans le contrat (délais, qualité, etc.).

Optimiser les processus achats grâce au collectif

Les achats en entreprise concernent généralement tous les services, permettant à la chaîne de production de fonctionner de manière directe ou indirecte. Toutefois, les entreprises ont bien souvent tendance à cloisonner leurs systèmes d’organisation de façon excessive, freinant la circulation de l’information et des données. Ce fonctionnement dit « en silos » est un obstacle particulièrement fort pour les processus achats qui, pour rester efficaces, nécessitent une vraie synergie. Pour optimiser le processus achat en entreprise, il est donc important de favoriser la connexion et de fluidifier les échanges entre les différents départements. 

Faire communiquer les acteurs des services achats, finances et ventes permet par exemple de saisir plus d’opportunités, d’éviter des surcoûts et de réduire les risques. Dans ce sens, il est également important d’homogénéiser les outils digitaux utilisés. Rendre les solutions numériques interopérables permet de mieux maîtriser les budgets, de mieux anticiper les stocks, de mieux choisir les fournisseurs et bien d’autres avantages. Enfin, favoriser le partage de données dans un format homogène permet la transversalité des indicateurs, aboutissant au progrès et à l’atteinte d’objectifs communs.

Pour mener l’entreprise à réduire ses coûts et à optimiser ses transactions, le processus achat doit donc être mené de façon rigoureuse, dans un cadre systémique, tout en favorisant toujours la transversalité entre les services, les outils et les données recueillies.

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