En termes de transformation numérique et de dématérialisation des documents dans les entreprises, nous avons déjà parlé des enjeux de la gestion électronique de documents. Comme les notes de frais professionnels, les factures fournisseurs en version papier sont aussi des documents à dématérialiser. C’est désormais une obligation pour certaines entreprises, mais c’est un procédé qui peut profiter à tous.

Dématérialiser les factures fournisseurs : un procédé aux enjeux réglementaires

Pour les entreprises, dématérialiser les factures fournisseurs permet de bénéficier de nombreux avantages, mais c’est également une obligation pour les fournisseurs qui travaillent avec l’État. C’est aussi une incitation aux entreprises de procéder progressivement à la dématérialisation des documents, car en France, nombreuses sont encore celles qui sont encore réticentes à ce procédé. Pourtant, depuis la mise en vigueur de la loi de 2017 sur la dématérialisation, nombreux sont les professionnels et les plateformes qui proposent des solutions fiables, simples et efficaces. De nombreuses entreprises ont déjà pu, par exemple, dématérialiser les factures fournisseurs, avec Print Value , un des leaders du marché.

Ainsi, l’État exige maintenant de ses fournisseurs de ne lui adresser que des factures numérisées. Pour ce faire, un portail appelé Chorus Pro a été mis en place. C’est la plateforme officielle pour envoyer les factures devant être adressées à l’État ou à une collectivité publique. Il faut donc savoir que, en travaillant avec l’État, dématérialiser les factures fournisseurs est obligatoire pour les personnes publiques et les grandes entreprises depuis janvier 2017, depuis janvier 2018 pour les ETI et pour les PME, depuis janvier 2019. Enfin, depuis janvier 2020, les TPE sont également soumises à cette obligation.

Quels sont les avantages de dématérialiser les factures fournisseurs ?

La dématérialisation des documents peut concerner la plupart des services existants dans une entreprise. Elle permet, entre autres, d’optimiser l’organisation interne, de fluidifier le processus de travail, d’éviter les erreurs de saisie, de gagner du temps et éviter les contraintes et les dépenses liées à la gestion des documents version papier. Choisir de dématérialiser les factures fournisseurs, c’est donc éviter le manque de traçabilité et de visibilité, la perte ou l’omission de documents ou encore les retards et les erreurs de paiement.

Concrètement et dans la pratique, dématérialiser les factures fournisseurs, c’est également opter pour une meilleure sécurisation des données comptables, faciliter la gestion et l’accès aux données numérisées, notamment si l’entreprise choisit la solution de dématérialisation en mode SAAS. Par ailleurs, il ne faut pas oublier que la dématérialisation des documents est une participation active de l’entreprise au développement durable. En effet, le fait de dématérialiser les factures fournisseurs, c’est réduire, voire supprimer l’utilisation de papier et d’encres d’impression.

Enfin, toutes les entreprises veulent toujours payer moins de dépenses et faire des économies autant que possible. La dématérialisation des documents, dont les notes de frais professionnels et les différentes factures, permet incontestablement de réduire tous les coûts liés au traitement des documents. Toutes les études faites par les professionnels en termes de dématérialisation démontrent que le traitement manuel des factures fournisseurs est beaucoup plus onéreux, sachant par exemple que le coût moyen d’une facture version papier serait d’une dizaine d’euros.

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