Les entreprises, contraintes de fermer leurs portes, peinent à trouver les moyens de garantir la continuité de leurs activités. En ces temps troublés, certaines initiatives commencent à aider le monde à s’unir dans la lutte contre le COVID-19.
Le boom de la visioconférence
Alors que de nombreuses entreprises sont obligées d’utiliser le télétravail pour lisser la courbe, nous sommes habitués à communiquer différemment par le biais du chat et de la vidéoconférence.
Comme nous ne sommes pas tous à l’aise avec les outils numériques et qu’Internet n’est pas habitué à ce volume de trafic, les équipes peuvent rencontrer des difficultés. Microsoft Teams a même été temporairement interrompu pendant que l’Europe se connectait pour travailler à distance, montrant combien de personnes dépendent de ces canaux pour la communication interne.
Cependant, il est surprenant de voir à quelle vitesse nous pouvons nous adapter aux nouvelles technologies, surtout grâce aux supports présentés par quelques sous-traitants du service client et du support technique.
Loin mais si proche
Comme mentionné ci-dessus, de nombreuses entreprises s’habituent à travailler à distance. Les employés utilisent toutes sortes de canaux pour faciliter la réussite des projets d’équipe, même à distance. Mais avec autant de canaux, tous les messages ne sont pas susceptibles d’être lus instantanément. C’est pourquoi, pour les messages vraiment urgents, nous nous tournons vers les chats pour envoyer des notifications internes.
Chaque message contient une URL connectée à une page de destination mobile avec toutes les informations nécessaires.
Lignes directrices pour la mise en œuvre du télétravail dans votre entreprise
Aujourd’hui, de nombreuses entreprises sont en mesure de mettre en place le télétravail sans que le développement de leur activité en pâtisse.
Les réseaux de télécommunications permettent à tous les utilisateurs de rester interconnectés, de partager des informations et des documents pour effectuer leur travail sans incident. Cependant, il est conseillé de prendre en compte une série d’étapes pour le faire de la manière la plus ordonnée possible.
Préparez un plan de télétravail et un guide pour vos employés qui comprend les objectifs et les actions de votre plan, les indicateurs, les avantages qu’il apportera, les étapes à suivre par vos employés, les outils dont ils disposent, le soutien dont ils disposent, etc. De cette manière, vous obtiendrez une plus grande transparence, connaissance et implication de leur part, vous réduirez les éventuelles insécurités qu’ils peuvent avoir et vous résoudrez leurs doutes et leur résistance à ce changement.
Utilisez des outils et des applications numériques dans le Cloud pour que vos employés puissent y accéder de n’importe où et sur n’importe quel appareil, en partageant les fichiers dont ils ont besoin pour travailler normalement.
Fournissez les appareils informatiques nécessaires: aujourd’hui, presque tout le monde a à la maison un ordinateur à partir duquel ils peuvent télétravailler, mais il est de la responsabilité des entreprises d’envisager la possibilité d’en fournir un aux employés, au cas où ils en auraient besoin et qu’ils ne pourraient pas s’en débarrasser d’une autre manière. De plus, ces équipes doivent disposer de toutes les applications et outils numériques dont elles peuvent avoir besoin comme si elles étaient au bureau.
Préparez un plan pour les éventuelles éventualités et un groupe de support en ligne pour la gestion à distance des incidents et la solution des doutes de vos employés.
Réalisez une simulation de télétravail massive et vous pourrez ainsi tester si c’est une mesure faisable ou si vous avez besoin de vous améliorer sur un point précis (ex: réseaux et connectivité, collaboration en ligne entre équipes, connaissance des outils numériques, équipement informatique, etc.).
Évaluez votre plan de télétravail en continu, interrogez les employés, analysez les indicateurs, testez les outils, etc. De cette façon, vous pouvez inclure des améliorations progressives qui rendent le travail de vos employés en dehors du bureau plus efficace.
Des outils collaboratifs pour faciliter le télétravail
Nous avons déjà parlé de la manière de mettre en œuvre le travail à distance et des avantages qu’il apporte aux entreprises. La question suivante est de savoir quels sont les outils les plus appropriés pour faciliter cela. Aujourd’hui, il y en a beaucoup que nous pouvons utiliser. Nous avons préparé un rapport dans lequel ils sont classés en six catégories:
Gestion d’équipe: plateformes permettant d’organiser le travail de l’équipe et permettant un suivi plus exhaustif des tâches. Trello, Teamdeck ou Epicflow en font partie.
Communication: méthodes pour pouvoir réaliser des visioconférences et des réunions par voie électronique. À titre d’exemples, nous mettons en évidence Zoom, Meet ou Slack, entre autres.
Exécution des tâches: espaces de travail collaboratifs dans lesquels différents membres peuvent rapporter l’état de chaque activité et partager des documents. C’est ce que font Asana, Jira Software ou Google Suite.
Transmission des connaissances: référentiels pour stocker les informations communes. Google Drive, Dropbox ou One Drive sont les plus courants.
Séances de travail en groupe: outils pour organiser des ateliers, des débats ou plusieurs sessions. Le conceptboard ou la peinture murale sont recommandés.
Formation: plateformes qui permettent de dispenser et de suivre une formation en ligne. ClickMeeting, Crowdcast ou GoToWebinar en sont quelques exemples.
Les outils les plus utilisés par les employés dans cette nouvelle étape du travail à distance
En s’adaptant au travail à distance, les employés de l’entreprise utilisent différents outils technologiques, qu’ils n’utilisaient peut-être pas autant avant la pandémie, et parmi les plus utilisés, ceux qui se concentrent sur les communications d’appels, en particulier les appels vidéo, se démarquent ainsi que les webinaires. Alors que les applications de communication écrite (messagerie instantanée / chats) et les applications d’assistance à distance sont moins utilisées.
Pour finir…
Les solutions de connectivité et de mobilité ont un impact positif sur les entreprises, mais cela ne signifie pas qu’il ne peut y avoir d’inconvénients spécifiques. L’objectif des grandes entreprises doit viser à surmonter les obstacles et à mettre en œuvre le télétravail. Pour ce faire, il est essentiel de le faire du point de vue de la culture d’entreprise et de s’assurer que les travailleurs l’intériorisent individuellement. Ce n’est qu’alors qu’il sera possible de minimiser les inconvénients et d’améliorer les avantages.