Pourquoi opter pour la fiche de paie en ligne ?

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Written By Jul

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Si agréable soit-elle pour les salariés parce qu’elle rime normalement avec le paiement du salaire, la distribution des fiches de paie est en quelque sorte un rituel au sein de l’entreprise, mais aussi un processus complexe et chronophage pour les services RH ou comptables qui doivent en assurer l’édition et la distribution, tout cela dans le strict respect des règles et normes en vigueur. Heureusement, l’essor des technologiques numériques et informatiques apportent désormais des solutions concrètes et pratiques pour une gestion facilitée de la paie en entreprise, et notamment la gestion des fiches de paie en ligne. Ainsi, voici quelques raisons et avantages, pour les entreprises comme pour leurs salariés, d’opter pour le bulletin de paie en ligne.

Les avantages du bulletin de paie en ligne pour les entreprises

Avant même les salariés, les premiers acteurs de l’entreprise qui peuvent trouver un intérêt à choisir la fiche de paie en ligne sont celles et ceux qui chaque jour assurent la gestion des opérations comptables et des ressources humaines de l’entreprise. Pour ces derniers, la fiche de paie en ligne comporte de réels atouts :

Un gain de temps conséquent pour l’édition des fiches de paie

La gestion de la paie et l’édition des bulletins de salaire est une tâche récurrente, devant être réalisée chaque mois « au détriment » des autres opérations comptables et RH de l’entreprise. Grâce aux outils de dématérialisation de la fiche de paie comme les solutions proposées par Listo Paye ou Payfit pour ne citer que ces deux acteurs du secteur, les opérateurs de gestion de paie voient leur travail optimisé, facilité avec à la clé un réel gain de temps, et donc l’opportunité de passer rapidement à des tâches à plus forte valeur ajoutée pour l’entreprise.

Une précision maximum dans le traitement des données lié aux salaires et aux salariés

Si chaque mois il suffisait de rentrer pour chaque salarié un montant fixe, la gestion de paie serait particulièrement simple. Mais de nombreux facteurs sont à prendre en compte pour gérer la paie de chaque salarié : le salaire lui-même et son évolution, les congés, les absences, cotisations… Liés aux outils RH de l’entreprise, les logiciels de gestion de paie en ligne permettent de faire remonter les données en temps réel et de façon automatisée, sans risque d’erreur de saisie.

Un accès permanent aux outils de gestion de paie

fiches de paie - outil de gestion

Alors que les derniers confinements liés au Covid ont clairement accéléré la tendance au télétravail, certaines tâches directement dépendantes des leurs outils n’étaient jusqu’alors pas concernées par cette nouvelle organisation. En effet, comment travailler lorsque les logiciels utilisés sont uniquement présents sur les ordinateurs et le réseau de l’entreprise. Parce que les outils de gestion de fiche de paie en ligne sont majoritairement accessibles via la Cloud, l’édition et la distribution des bulletins de salaire peuvent être réalisés partout et à tout instant pour peu que les salariés concernés aient les accès et autorisations nécessaires.

Les avantages de la fiche de paie en ligne pour les salariés

Au-delà des entreprises et gestionnaires de paie, la dématérialisation du bulletin de salaires comporte un certain nombre d’avantages non négligeables pour les collaborateurs qui reçoivent chaque mois leur fiche de paie :

Une conservation plus sûre des documents de paie

Si le suivi de carrière s’est largement amélioré au fil des années, ne serait-ce que pour faciliter le calcul des droits à la retraite en fin de carrière, il peut être nécessaire de présenter ses fiches de paie au cours d’étape importante de la vie ou pour des besoins fiscaux. Ainsi, de nombreuses démarches administratives nécessitent d’avoir accès à ces documents : demande de crédit, dossier de location pour un logement, inscription à Pôle Emploi, déclaration d’impôt… Avec la fiche de paie dématérialisée, il n’est plus nécessaire de fouiller dans ses dossiers papier avec le risque que les fiches de paie ne soient pas correctement archivées. Envoyée par mail ou déposée sur un coffre-fort numérique sécurisé, la conservation des bulletins de paie est nettement plus sûre et plus pratique.

Un accès à tout moment et en tout lieu aux fiches de paie

Pour compléter l’argument présenté juste au-dessus, la disponibilité des fiches de paie en ligne fait écho à l’accessibilité des outils pour les gestionnaires de paie. Vous n’êtes pas chez vous ? Vous n’avez pas accès à vos documents papier ? Déposé sur le cloud sécurité, vos fiches de paie sont accessibles à tout moment et en tout lieu pour peu que vous disposiez d’une connexion à internet.

Une gestion des bulletins de salaire plus écologique

Cet avantage ne concerne pas uniquement les salariés, mais aussi les entreprises. Néanmoins, de plus en plus de collaborateurs sont attachés aux démarches engagées par leur société pour réduire l’impact négatif de leur activité sur l’environnement. Passer à la fiche de paie en ligne permet d’éviter l’utilisation massive de papier et d’encre pour leur impression, mais aussi de réduire l’éventuel impact du transport pour l’envoi de ces bulletins lorsqu’ils ne sont pas remis en main propre. Certes, le bilan carbone du web n’est pas neutre, mais cette démarche comporte malgré tout un avantage écologique.

Le bulletin de paie en ligne est de plus en plus plébiscité par les entreprises et les salariés. Ses avantages en termes de gain de temps, de performance, de contrôle des données et de conservation des documents sont évidents. Mais ses avantages pour les employés méritent également d’être soulignés : accès facile aux bulletins de salaire et possibilité de contribuer à la préservation de l’environnement. En somme, c’est une situation gagnant-gagnant. Alors si vous n’utilisez pas encore le bulletin de paie en ligne, nous vous recommandons d’envisager de passer à l’action.

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