La dématérialisation occupe aujourd’hui une place importante et grandissante dans le monde des affaires. Désormais, les documents numériques remplacent peu à peu le papier. Il s’agit d’une nouvelle tendance révolutionnaire particulièrement avantageuse. Zoom sur les atouts insoupçonnés d’une solution GED pour son entreprise.

Une sécurité renforcée pour les documents et les données de son entreprise

Il s’avère avantageux de dématérialiser la gestion documentaire de son entreprise en recourant à une solution GED. On parle ici de la Gestion Électronique des Documents. Il s’agit d’un système informatique efficace et fiable intégré dans un logiciel GED. Ce dernier permet notamment de sécuriser les documents ainsi que les données sensibles de son entreprise. Les fichiers numériques sont stockés dans des serveurs NAS (Network Attached Store). Les risques de perte ou de vol de données électroniques sont considérablement réduits, voire totalement supprimés. L’accès aux documents étant restreint. Plus concrètement, seuls les administrateurs peuvent y toucher. De quoi renforcer la sécurité des informations relatives à l’activité de son entreprise.

Inutile de rappeler que les documents papier se détériorent rapidement avec le temps. Placés dans un endroit humide ou poussiéreux, ils deviennent inutilisables. Il y a aussi des pertes de dossiers importants, à cause d’une mauvaise organisation ou d’une omission grave. Dans tous les cas, les documents en version électronique sont plus sécurisés. Stockés dans un serveur, ils sont à l’abri des éléments destructeurs : eau, feu, poussières, etc. Par conséquent, les solutions de GED restent une valeur sûre pour prévenir des pertes et des vols de données. Elles permettent d’ailleurs de lutter contre une cyberattaque. Les fournisseurs de solutions de GED logiciel développent des outils numériques avancés adaptés aux besoins des entreprises.

Une gestion optimisée de la communication interne de son entreprise

Les logiciels GED sont des outils révolutionnaires très utiles au développement de son entreprise. Ils sécurisent les processus de stockage et de traitement de ses données (administratives, juridiques, etc.). Autre avantage de la GED : l’optimisation de la gestion de la communication interne de sa firme. Logiquement, il est plus facile d’envoyer des documents dématérialisés à une personne. Cela permet à son équipe de gagner du temps dans le cadre de l’exécution de leurs missions quotidiennes. En choisissant le bon logiciel GED, il devient possible d’améliorer la productivité de son équipe interne. Les efforts réalisés seront convertis en profits. Il y aura donc une évolution du chiffre d’affaires.

Il est facile de trouver des fournisseurs de solutions GED sur Internet à l’instar de Dokmee. Malgré cela, des mauvaises surprises peuvent survenir. Afin de s’en prémunir, il convient de bien choisir son prestataire en comparant ses services avec ceux de la concurrence. Idéalement, il doit accompagner efficacement les entreprises tout au long du processus d’intégration des solutions GED. Il devient ensuite possible de centraliser ses documents et données sensibles. Et cela facilite grandement leur suivi au quotidien. Les informations erronées ou manquantes feront l’objet de mise à jour ponctuelle et régulière. D’autre part, les solutions GED permettent de réduire les coûts de traitement des documents. Il devient ainsi possible d’économiser ses cartouches d’encre, tout en réduisant sa consommation de papiers.

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